İster gelecek vaat eden genç bir girişimci olun, ister deneyimli bir yönetici olun, e-posta yazmak kurumsal çalışma hayatının hayati bir parçasıdır. Bu yazımızda sizlere kurumsal mail örnekleri ve kurumsal mail nasıl yazılır bu konu hakkında bilgi vermeye çalışacağız.
Meşgul insanları bir konu hakkında bilgilendirmek ya da o konuya ilgilerini çekmek için o konudan haberdar etmeniz gerekiyorsa, bunun başlıca yolu kişilere veya kurumlara özel mail adresleridir.
Harika bir kurumsal e-posta yazmak için iki şeyi bilmeniz gerekir: Kaçınılması gereken yaygın hatalar ve ilerlemek için bir sonraki seviye atmayı düşündüğünüz adımlar. Çünkü iyi bir kurumsal mail hazırladınız ve karşı tarafa ulaştırdınız. Karşı tarafın size dönüşü sonrasında nasıl hareket edeceğiniz oldukça önemlidir.
Kurumsal Mail Yazma Anatomisi
Yazdığınız her e-posta aslında aynı temel yapıya sahiptir: Konu satırı, selamlama, e-posta gövdesi ve kapanış. Ancak, her yazılı profesyonel iletişim biçiminde olduğu gibi, bunu yapmanın doğru bir yolu ve uyulması gereken standartlar vardır. Uygun bir e-posta yazmak için :
Konu satırı
Mail Konu satırı, e-postanın en önemli parçası olabilir, ancak genellikle e-posta gövdesine göre göz ardı edilebilir. Ancak, birisine kurumsal e-posta gönderiyorsanız veya yalnızca profesyonel bir iş ilişkisi kurmayı amaçlıyorsanız, konu satırınız insanları e-postayı açmaya ve mail içeriğine neyin dahil edildiğine dair insanlarda merak uyandırabilir.
Öte yandan, kötü hazırlanmış veya genel bir konu satırı (“Merhaba” veya “Bunları kaçırmak istemezsiniz” gibi) okuyucuyu caydırabilir ve e-postanızın spam klasörüne düşmesine neden olabilir.
Honey Copy’nin kurucusu ve şefi Cole Schafer, “E-posta gövdesinde yaptığınız gibi doğru konu satırını oluşturmak için iki kat daha fazla zaman harcayın, çünkü e-postayı açmazlarsa önemli değil” diyor.
Selamlama
Kurumsal mail yazarken, ana mesajınıza veya istediğinizi mailde yazmadan önce okuyucuya nazik görünmek için hızlı bir selamlama ekleyebilirsiniz. Kısa ve öz olmalı, karşı taraftaki kişinin ilgisini dağıtmamalı ve de saygınlık ve naziklik kuralları dışına çıkmamalıdır.
Gövde
Bir e-postanın gövdesi mesajınızın en önemli parçasıdır ve bir konu hakkında geri bildirim almak veya yeni bir müşteriyle toplantı düzenlemek gibi açık ve özel bir amacı olmalıdır. Ayrıca kısa ve öz olmalı. Bu şekilde, insanlar onu gözden kaçırmaktan ve kritik bilgileri kaçırma riskinden ziyade okumaya daha yatkın olacaklardır.
Daha fazla uzunluk ve ayrıntı gerektiren e-postalar için, olabildiğince konuya odaklanmış şekilde mailinizi hazırlayın.
Kapanış
Selamlaşmanızla nazik bir e-posta başlatmak istediğiniz gibi, iyi bir kapanışla da dostça uğurlamak da önemlidir. Bu da dostça bir imza yazmak anlamına geliyor ve aralarından seçim yapabileceğiniz birçok seçenek var.
Örneğin, kurumsal mail örnekleri ve yazışmalarda kullanıcılarının en çok kullandıkları kapanışlar şunlardır:
Teşekkürler saygılar saygılarımla kendine iyi bak çok teşekkür ederim şerefe
Profesyonel gözükmek için bir kapanış seçmek ve uygun bir profesyonellik düzeyi sağlamak için gereksiz kısaltmalardan uzak durmanızda fayda vardır. Örnek olarak, “tşk”, “iphone’numdan gönderildi” gibi yaygın kapanışlar, profesyonel kurumsal mail yazarken kullanılmaktan kaçınılmalıdır.
